如何在 Quickbooks 中有效管理庫存：步驟、示例、常見問題解答
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小型企業通過保留足夠的庫存來滿足需求，同時避免庫存過多，從而有效地管理庫存。為此，他們使用簡單的規則和定期報告來跟踪可用商品、銷售商品以及何時重新訂購。
QuickBooks 等軟件可以通過記錄採購和銷售、跟踪庫存水平以及識別低庫存或滯銷商品，幫助小型企業更準確地管理庫存，並減少人工操作。
套餐密鑰
- 有效的庫存管理可以避免庫存和庫存過剩，有助於保護現金流
- 應使用可靠的系統來維護項目、移動和基本重新排序規則的列表
- QuickBooks 可以充當這個系統，幫助小型企業高效管理庫存
什麼是小型企業的庫存管理？
高效的庫存管理 這意味著以最少的金錢、時間和空間的浪費來滿足客戶的需求。在實踐中，這意味著準確跟踪庫存，了解哪些商品比其他商品移動得更快或更慢，並製定關於何時重新訂購和保持充足庫存的簡單規則。
目標是避免庫存和積壓，同時保持流程對於小團隊來說是可管理的。
如何有效管理庫存
- 確定哪些項目需要監控：首先關注那些推動大部分銷售或難以替代的產品。與這些項目相關的錯誤將對您的現金和客戶滿意度產生最大的影響。
- 設置包含關鍵物品詳細信息的清晰庫存清單：為每個商品指定唯一的名稱或代碼、計量單位和簡單的類別，以便您在查看庫存和銷售時可以對相關商品進行分組。在 QuickBooks 中，此信息可在產品和服務列表中找到。
- 選擇可靠的系統來跟踪數量和價值：您可以使用電子表格、專用庫存管理系統或具有庫存管理功能的會計軟件。某些 QuickBooks 程序（例如 Online Plus 和 Online Advanced）允許您打開庫存跟踪（在設置中）並將項目指定為庫存、非庫存或服務，以便您可以跟踪您購買、銷售和現有的商品。
- 始終在同一系統中記錄採購和銷售：有效的庫存管理依賴於以一致的方式記錄一次庫存變動。當您輸入庫存項目的發票、發票和銷售收據時，QuickBooks 會自動更新數量和會計分錄，因此您不需要單獨的庫存電子表格。 它還將更新訂購庫存的採購訂單數量但尚未下載（包含 Plus 和 Advanced 計劃）。
- 以下是指導您購買決策的簡單再訂購點：再訂購點是指在考慮交貨時間和庫存安全的情況下下新訂單最有效的庫存水平。 QuickBooks（在 Plus / Advanced 計劃中）可以存儲再訂購點並標記庫存不足或缺貨的商品，以便您可以查看它們、決定優先級並在庫存耗盡之前創建採購訂單。
- 使用報告來識別模式並根據需要進行調整：定期檢查哪些商品銷售快或流通慢，以及庫存中佔用了多少現金。 QuickBooks 庫存和銷售報告可以向您顯示可用數量、要重新訂購的商品以及庫存價值，以便您可以調整訂單大小或發現表現不佳的商品。
- 隨著業務的發展控制流程和工具：隨著訂單量或銷售渠道的增長，檢查您當前的電子表格、軟件和/或庫存應用程序組合是否仍然適合您的業務。例如，擴展業務可能會從簡單開始，然後當需求變得更加複雜時，將 QuickBooks 與更專業的庫存工具連接起來。
小型企業有效庫存管理的要點
| 原則 | 例子 |
|---|---|
| 準確了解您擁有的東西 | 維護單個項目的列表並跟踪主系統中的可用數量 |
| 在正確的時間重新訂購，不要太早或太晚 | 根據提前期和需求設置再訂購點。使用低庫存列表或警報 |
| 避免手動複製數據 | 記錄購買和銷售一次（如果使用 QuickBooks，則使用標準表格） |
| 識別有助於或損害現金流的項目 | 重新訂購前檢查快速和慢速移動以及庫存價值的報告 |
該表顯示了有效的庫存管理原則以及如何應用這些原則的示例。
QuickBooks 用例：實施有效的庫存管理原則
一家小型家居裝修店希望避免貨架空空，倉庫裡堆積如山的盒子。所有者將關鍵產品從 Excel 電子表格轉移到 QuickBooks Online，他已將其用於小型企業會計。
他們從電子表格中輸入產品列表，選擇庫存商品類型，並通過標準表格記錄採購和銷售。現在數量會自動更新，庫存不足警報讓店主知道何時重新訂購暢銷產品，庫存報告會突出顯示減少或停產的緩慢隊列。
業主花更少的時間手動盤點庫存，這意味著有更多的時間服務客戶和規劃業務的未來。
清單：在 QuickBooks 中設置庫存管理
- 選擇具有庫存功能的 QuickBooks Online 程序
- 在設置中啟用庫存或庫存跟踪
- 使用數據導入從 Excel 或 CSV 導入產品和服務
- 輸入客戶和供應商，以便他們為採購和銷售條目做好準備
- 根據您的使用方式將每個項目指定為庫存、非庫存或服務
- 記錄庫存物品的採購和收貨，以獲得準確的現有數量
- 使用發票或銷售收據記錄庫存物品的所有銷售
- 為關鍵商品設置再訂購點並定期檢查庫存不足警報
- 連接電子商務應用程序（例如 Shopify Connector）以同步訂單和相關數據
- 定期運行庫存和銷售報告以支持訂購和定價決策
最佳實踐和陷阱
- 優先考慮高影響項目：先觀看和評論暢銷書，然後再擔心副線。
- 不要僅僅依靠記憶：使用預定義的再訂購點、定期報告或自動警報，而不是猜測何時購買
- 避免重複輸入：選擇一個系統來管理庫存並確保所有採購和銷售都通過該系統進行。
- 定期檢查報告，而不僅僅是在年底：捕捉庫存、積壓和過時的物品。
- 隨著您的成長更新您的流程：隨著數量和渠道的增長，請考慮從電子表格遷移到 QuickBooks 等系統，並在擴展時考慮插入專用的庫存應用程序。
庫存管理常見問題解答
有效的庫存管理對小型企業意味著什麼？
有效的庫存管理意味著保持足夠的庫存來滿足需求，而不佔用太多現金或倉庫空間。對於小型企業來說，這通常涉及跟踪數量、設置關鍵再訂購點、審查銷售模式以及使用庫存管理軟件，以便更新準確且不依賴於個人的記憶。
小型企業何時應從電子表格轉向庫存管理軟件？
如果您的產品範圍較小，有一個或兩個銷售渠道且訂單量較低，那麼只要保持更新，一個簡單的電子表格就足夠了。隨著產品線、訂單或員工的增長，庫存管理軟件或專用庫存應用程序可以減少錯誤和體力勞動。
QuickBooks 如何幫助實現高效的庫存管理？
當您選擇包含庫存功能的計劃時，QuickBooks 可以幫助您跟踪現有數量、基於再訂購水平的低貨品以及作為您帳戶一部分的庫存價值。它將庫存變化與您的買賣記錄聯繫起來，以便您獲得一致的視圖。
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